Klantsupport die meekijkt › Kennisbank › Microsoft 365 en Teams › gedeelde mailbox
Klantsupport die meekijkt

Een gedeelde mailbox waarin niemand iets laat liggen

Een gedeelde mailbox is voor veel teams het eerste klantsysteem: info@ of support@, waarin alle collega's meelezen. Het werkt zolang de mailbox klein is. Daarna weet niemand meer wie wat heeft, of een mail al is beantwoord en welke vraag urgent is. Wij brengen overzicht aan in de gedeelde mailbox, zonder dat u van programma hoeft te wisselen, en verminderen de mail met een chat en kennisbank.

Vraag uw voorproefje aanBekijk een voorbeeld

U krijgt een korte demo van meekijken op uw eigen site, plus één uitlegartikel over uw meest gestelde vraag. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Een gedeelde mailbox laat iedereen alles zien, en niemand verantwoordelijk zijn.

Heeft iemand hier al op gereageerd?

Twee collega's beantwoorden dezelfde mail.

Wie pakt dit op?

Iedereen kijkt naar de ander.

Ik zag het wel, maar dacht dat een ander het deed.

Verantwoordelijkheid verdwijnt in de groep.

Zo pakken we het aan

We voegen eigenaar en status toe aan de mailbox en verkleinen de stroom.

Mailstroom bekijkenHoeveel mails komen er binnen en over wat.
Overzicht toevoegenEen eigenaar en status per mail, in de mailbox zelf.
Stroom verkleinenEen chat en kennisbank vangen de herhaalvragen op.

Wat u krijgt

Een mailbox die iedereen overziet.

Analyse van uw mailstroomMet herhaalvragen.
Eigenaar en status in de mailboxZonder nieuw systeem.
Chat en kennisbankVoor minder mail.
Afspraken over de mailboxWie wanneer kijkt.
Vraag uw voorproefje aan

Zo werken we

Geen chatvenster dat u zelf moet inrichten. We bouwen op uw vragen en blijven tot uw team ermee werkt.

In kaart brengen

We bekijken welke vragen binnenkomen, via welke kanalen, en waar klanten vastlopen.

Bouwen

We bouwen de chat met meekijken in uw site, en schrijven de eerste uitlegartikelen en video's.

Uw team helpt

We werken uw supportteam in, kijken mee bij de eerste gesprekken en vullen de kennisbank aan.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw team helpt klanten zelfstandig door mee te kijken, en de meest gestelde vragen hebben een eigen uitleg. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Een chat die niemand bemant, helpt geen klant. Daarom hoort begeleiding er altijd bij: we blijven tot meekijken normaal is.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.
Vraag uw voorproefje aan

Verder lezen over microsoft 365 en teams

Office 365 klanten helpen die vastlopen in Outlook en TeamsLevert u Office 365 aan klanten? Help ze op hun eigen scherm, zonder eindeloos bellen. Met een voorproefje: een demo van meekijken op uw site.Office 365 uitleggen aan collega's die er niet mee weg wetenMedewerkers die vastlopen in Office 365 helpen met meekijken en korte uitleg, zonder ticket. Met een voorproefje: demo van meekijken op uw site.Na de overstap naar Microsoft 365: wie helpt de collega's?Collega's lopen vast na de overstap naar Microsoft 365. Wij helpen met meekijken en uitleg. Met een voorproefje: demo van meekijken op uw site.Groningen werk: klantsupport die meekijkt voor uw bedrijfKlantsupport voor bedrijven in Groningen: chat met meekijken en een kennisbank in gewone taal. Met een voorproefje: demo van meekijken op uw eigen site.Werken bij uw supportteam: nieuwe mensen snel op wegEen supportteam waar nieuwe collega's snel zelfstandig worden. Met kennisbank en meekijken. Op maat. Met een voorproefje: demo van meekijken op uw site.Werken bij een Gronings bedrijf met support die kloptEen supportteam in Groningen dat nieuwe collega's snel zelfstandig maakt. Met een voorproefje: demo van meekijken op uw eigen site.Werken Groningen: een supportteam dat ook thuis klanten helptEen supportteam dat hybride of thuis werkt, met klanten op afstand. Chat en meekijken. Met een voorproefje: demo van meekijken op uw eigen site.Werken in Groningen als parttimer of student in supportEen supportteam met parttimers en studenten in Groningen, met chat, kennisbank en meekijken. Op maat. Met een voorproefje: demo van meekijken op uw site.

Alles over microsoft 365 en teams → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

In de mailbox van een Nederlands bedrijf terechtkomenAcquisitiecampagnes op maat · Uw bericht in de brievenbus of mailbox van een bedrijf: kaartjes, post en mail. Met voorproefje: vijf echte doelbedrijven met een reden om te benaderen.Een app mailbox in plaats van een gedeelde inboxMedewerkers-app op maat · Een gedeelde mailbox als app: vragen en aanvragen netjes opgevolgd. Met een voorproefje: een klikbaar app-voorbeeld met uw logo en 3 functies.

Veelgestelde vragen

Moet ik een gedeelde mailbox laten staan?

Voor een klein team kan het volstaan, met duidelijke afspraken. Bij meer volume is ticketing handig.

Hoe voorkom ik dubbele antwoorden?

Met een eigenaar per mail, die zichtbaar is voor iedereen.

Kan de mailbox gekoppeld worden aan de chat?

Ja, zodat een chat die niet af kan, als mail verder gaat.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal vragen dat binnenkomt, waar de chat moet draaien en hoeveel uitleg en begeleiding u wilt. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie meekijken op uw eigen site.

Geef uw website en uw meest gestelde vraag. Wij maken een korte demo van meekijken op uw site, plus één uitlegartikel over die vraag.

  1. Uw voorproefjeEen korte demo van meekijken op uw site, plus één uitlegartikel over uw meest gestelde vraag.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan laat ik u zien hoe meekijken op uw eigen site werkt.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Klantsupport die meekijkt → · Kennisbank