Klantsupport die meekijkt

Mail in Teams: klantvragen die door elkaar lopen

Veel teams ontvangen klantmail in een gedeelde inbox en bespreken die in Microsoft Teams. Dat werkt tot de vragen toenemen. Wij brengen de herhaalvragen naar een chat en een kennisbank, zodat het team minder hoeft uit te zoeken.

U krijgt een korte demo van meekijken op uw eigen site, plus één uitlegartikel over uw meest gestelde vraag. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Mailen en overleggen in aparte plekken geeft ruis.

Heeft iemand dit al beantwoord?

Twee collega's reageren op dezelfde mail.

Kijk even naar dit bericht in Teams.

Een klantvraag verdwijnt in een kanaal.

Het zijn weer dezelfde vragen.

Elke dag dezelfde uitleg per mail.

Zo pakken we het aan

We halen de herhaalvragen uit de mailbox.

Vragen tellenWe bekijken welke mails het vaakst terugkomen.
Chat en uitleg bouwenEen chat voor snelle vragen en een kennisbank voor de herhalingen.
Team afspraken makenWe leggen vast wie wat oppakt en hoe Teams erbij hoort.

Wat u krijgt

Wat uw team ontlast.

Een overzicht van de mailvragenWelke vragen het meest voorkomen.
Chat op uw siteZodat vragen niet eerst in de mail komen.
Antwoorden voor de herhalingEen kennisbank voor mails die steeds terugkomen.
Afspraken over gedeelde inboxenEen training over gedeelde inboxen en afspraken in Teams.

Zo werken we

Geen chatvenster dat u zelf moet inrichten. We bouwen op uw vragen en blijven tot uw team ermee werkt.

In kaart brengen

We bekijken welke vragen binnenkomen, via welke kanalen, en waar klanten vastlopen.

Bouwen

We bouwen de chat met meekijken in uw site, en schrijven de eerste uitlegartikelen en video's.

Uw team helpt

We werken uw supportteam in, kijken mee bij de eerste gesprekken en vullen de kennisbank aan.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw team helpt klanten zelfstandig door mee te kijken, en de meest gestelde vragen hebben een eigen uitleg. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Een chat die niemand bemant, helpt geen klant. Daarom hoort begeleiding er altijd bij: we blijven tot meekijken normaal is.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over microsoft 365 en teams

Alles over microsoft 365 en teams → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Werken jullie met Microsoft Teams?

We werken met wat uw team gebruikt. We richten Teams niet in, maar sluiten aan op hoe u er al mee werkt.

Vervangt de chat de mail?

Nee. Mail blijft bestaan. De chat vangt wat sneller kan.

Kunnen collega's in Teams een chatgesprek zien?

Dat bekijken we per situatie. Eerst bepalen we wat u nodig heeft.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal vragen dat binnenkomt, waar de chat moet draaien en hoeveel uitleg en begeleiding u wilt. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie meekijken op uw eigen site.

Geef uw website en uw meest gestelde vraag. Wij maken een korte demo van meekijken op uw site, plus één uitlegartikel over die vraag.

  1. Uw voorproefjeEen korte demo van meekijken op uw site, plus één uitlegartikel over uw meest gestelde vraag.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan laat ik u zien hoe meekijken op uw eigen site werkt.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Klantsupport die meekijkt → · Kennisbank